Es gibt in vielen Pflegediensten einen Ordner, der "TI" heißt. Darin liegen ein Angebot von 2023, ein halb ausgefüllter Antrag und eine Notiz mit der Telefonnummer des Softwarehauses. Passiert ist seitdem: nichts. Nicht aus Trotz, sondern weil zwischen Dienstplan, MD-Prüfung und drei offenen Stellen nie der Nachmittag übrig war, an dem man sich in Kartenlesegeräte einarbeitet.
Seit dem Sommer 2026 wird dieser Ordner allerdings von außen geöffnet. Nicht durch eine Prüfbehörde, sondern durch Arztpraxen, die Verordnungen nur noch elektronisch ausstellen und fragen, wohin sie sie schicken sollen.
Dieser Text ist für Leitungen geschrieben, die die Anbindung hinter sich bringen wollen. Er ordnet, was rechtlich wirklich gilt, welcher verbreitete Satz dazu nicht stimmt, welche Bausteine Sie brauchen und was die Pflegeversicherung davon zurückzahlt.
Was genau vorgeschrieben ist und für wen
Die Pflicht steht nicht im SGB XI, sondern im Krankenversicherungsrecht. § 341 Abs. 8 SGB V verpflichtet ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen nach dem SGB XI, bis zum 1. Juli 2025 die Voraussetzungen für den Anschluss an die Telematikinfrastruktur und den Zugriff auf die elektronische Patientenakte zu schaffen.
Daneben steht eine zweite Norm, die häufig übersehen wird, weil sie in einem anderen Paragraphen wohnt. § 360 Abs. 8 SGB V verpflichtet Erbringer von Leistungen der häuslichen Krankenpflege nach § 37 SGB V und der außerklinischen Intensivpflege ebenfalls bis zum 1. Juli 2025 zum Anschluss — ausdrücklich mit dem Zweck, elektronische Verordnungen abrufen zu können.
Für einen typischen ambulanten Dienst heißt das: Sie sind doppelt erfasst, einmal über die Zulassung nach § 72 SGB XI und einmal über die Erbringung häuslicher Krankenpflege. Es gibt keine Größengrenze, unter der die Pflicht entfällt. Ein Dienst mit sechs Mitarbeitenden braucht dieselbe Ausstattung wie einer mit sechzig.
Der Satz, der in fast jedem Anbietergespräch fällt
„Ohne TI-Anschluss dürfen Sie bald nicht mehr abrechnen." Der Satz klingt plausibel und wird gern mit einem Stichtag garniert. Er hält der Gesetzeslage so nicht stand, und wer ihn glaubt, entscheidet aus dem falschen Grund.
Ein Blick auf die Systematik hilft. Für Ärzt:innen regelt § 341 Abs. 6 SGB V ausdrücklich eine pauschale Vergütungskürzung von einem Prozent, für Krankenhäuser verweist Absatz 7 auf entsprechende Abschläge. In Absatz 8, dem Absatz für die Pflege, steht nichts dergleichen. Der Gesetzgeber hat die Pflicht formuliert und auf eine eigene Sanktionsnorm verzichtet.
Und die elektronische Abrechnung? Auch hier stimmt der Stichtag meistens nicht, der genannt wird. Kursiert wird gern „ab Dezember 2026". Nach dem vereinbarten Zeitplan bleiben der bisherige Datenaustausch und die Papierabrechnung jedoch bis zum 30. September 2027 zulässig; erst ab dem 1. Oktober 2027 soll die Abrechnung ausschließlich über KIM laufen. Das ist keine Entwarnung, sondern ein Planungsfenster.
Der reale Druck kommt also aus einer anderen Richtung.
Seit Juli 2026: die Verordnung kommt elektronisch
Seit dem 1. Juli 2026 müssen Ärzt:innen Verordnungen häuslicher Krankenpflege und außerklinischer Intensivpflege elektronisch ausstellen und über die TI übermitteln. Der entscheidende Satz für Pflegedienste steht im selben Absatz: Auch die Leistungserbringer sind seit diesem Datum verpflichtet, die Leistungen unter Nutzung der TI-Dienste auf Grundlage einer elektronischen Verordnung zu erbringen. Eine Ausnahme gilt nur, wenn der elektronische Abruf im Einzelfall technisch nicht möglich ist.
Das verschiebt die Frage von „Muss ich?" zu „Wie lange halte ich das aus?". Ein Dienst ohne Anschluss ist nicht gesperrt, steht aber im Widerspruch zur eigenen Pflicht. Die Ausnahme in § 360 Abs. 5 Satz 4 SGB V gilt ausdrücklich nur, wenn der elektronische Abruf im Einzelfall technisch scheitert — sie deckt keinen dauerhaft fehlenden Anschluss. Was solche Dienste tatsächlich trägt, ist das Entgegenkommen der Praxen: Papierdrucke, Rückrufe, verzögerte Folgeverordnungen. Das funktioniert — bis eine überlastete Praxis entscheidet, dass sie die Extrarunde nicht mehr dreht.
Weitere Stufen sind angekündigt, unter anderem für die Beratungsbesuche nach § 37 Abs. 3 SGB XI. Das Bundesgesundheitsministerium kann die Termine des § 360 SGB V nach dessen Absatz 15 per Rechtsverordnung verlängern. Wer plant, sollte Fristen deshalb als Korridor lesen — aber nicht darauf setzen, dass der Korridor in die eigene Richtung wandert.
Die fünf Bausteine, sortiert nach Vorlaufzeit
Der häufigste Fehler bei der Anbindung ist die Reihenfolge. Viele Dienste bestellen zuerst Hardware, weil das ein Angebot ist, das man unterschreiben kann. Der Engpass liegt woanders.
Wer diese Reihenfolge umdreht, hat am Ende ein Kartenterminal im Schrank und wartet auf eine Karte, die man längst hätte beantragen können.
Was die einzelnen Bausteine tun
Die SMC-B ist der Ausweis der Einrichtung. Sie steckt dauerhaft im Kartenterminal und stellt sicher, dass Ihr Dienst in der TI der ist, der er zu sein behauptet. Sie ist an die Einrichtung gebunden, nicht an eine Person, und deshalb auch beim Wechsel der Pflegedienstleitung unproblematisch. Ihre Gültigkeit ist allerdings befristet — tragen Sie das Ablaufdatum schon bei der Erstausstattung in den Kalender ein, bevor die Karte an einem Montagmorgen stillsteht.
Der Zugangsweg ist die Entscheidung, die man später am ehesten bereut. Ein eigener Konnektor bedeutet Hardware in Ihren Räumen, mit allem, was daran hängt: Stromausfall, Umzug, Firmware. TI as a Service oder ein TI-Gateway verlagern das zum Dienstleister. Für einen ambulanten Dienst ohne eigene IT-Abteilung ist die betriebene Variante in der Regel die ruhigere, auch wenn sie auf dem Papier laufende Kosten statt einmaliger Anschaffung bedeutet.
KIM ist der eigentliche Nutzen im Alltag. Es ist ein Postfach, über das Sie verschlüsselt mit Arztpraxen, Kliniken und Apotheken kommunizieren. Für Dienste, die heute noch Verordnungen faxen und hinterhertelefonieren, ist das der Punkt, an dem TI aufhört, Pflichtübung zu sein. Besonders spürbar wird das an der Schnittstelle zur Klinik, wo im Entlassmanagement regelmäßig Unterlagen fehlen, wenn die Versorgung zu Hause anläuft.
Der ePA-Zugriff ist der Baustein, über den am meisten geredet und am wenigsten geklärt wird. Er gehört zu einer Reihe digitaler Bausteine, die derzeit parallel in die Versorgung einwandern, von der Akte über digitale Pflegeanwendungen bis zur elektronischen Verordnung. Der Zugriff funktioniert als Widerspruchsmodell: Pflegefachpersonen sind nach § 352 SGB V zugriffsberechtigt, solange die Versicherten nicht widersprochen haben. Ihre Einrichtung muss also niemanden um Einwilligung bitten, sondern technisch in der Lage sein, den Zugriff zu nutzen. Die Berechtigung ist standardmäßig auf 90 Tage begrenzt, und eine Pflicht zur Befüllung der Akte trifft Pflegeeinrichtungen nicht — § 349 SGB V ist eine Kann-Regelung, verpflichtet sind nur Ärztinnen und Ärzte (§ 347 SGB V) und Krankenhäuser (§ 348 SGB V). Was Sie dort sehen, hängt davon ab, was Praxen und Kliniken eingestellt haben. Eine Grenze sollten Sie dabei einplanen: Freigeschaltet wird der Zugriff, indem die elektronische Gesundheitskarte im Kartenterminal der Einrichtung gesteckt wird, was den Zugang standardmäßig für 90 Tage öffnet. Für die ambulante Pflege heißt das nach Auskunft der gematik derzeit, dass die Karte in die Geschäftsstelle mitgenommen und dort eingelesen werden muss; an mobilen Lösungen für den Hausbesuch wird gearbeitet, ein Termin dafür ist nicht genannt.
Was es kostet und was zurückkommt
Die Finanzierung ist in § 106b SGB XI und § 380 SGB V geregelt und durch die Finanzierungsvereinbarung vom 9. April 2024 rückwirkend zum 1. Juli 2023 als Pauschale ausgestaltet. Statt einzelner Kostenerstattungen erhält jede mit Versorgungsvertrag zugelassene Pflegeeinrichtung eine monatliche TI-Pauschale aus dem Ausgleichsfonds der Pflegeversicherung. Für Anschaffungen, die diese Pauschale nicht abdeckt, führt ein anderer Weg weiter: die gesonderte Berechnung der Investitionskosten nach § 82 SGB XI.
Die Vereinbarung vom 9. April 2024 nennt 192,80 Euro Grundpauschale je Monat und Einrichtung sowie zwei Zuschlagspauschalen von je 7,20 Euro, nachgewiesen über die Telematik-ID des jeweiligen Heilberufsausweises. Ein Dienst mit zwei nachgewiesenen Ausweisen kommt damit auf höchstens 207,20 Euro im Monat, also rund 2.486 Euro im Jahr. Eine automatische jährliche Indexierung gibt es dabei nicht: Nach § 106b Abs. 5 SGB XI wird die Höhe alle zwei Jahre neu verhandelt, und bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung gilt die bestehende fort. Der GKV-Spitzenverband führt mit Stand August 2026 weiterhin die Fassung von 2024 als gültig — prüfen Sie den dortigen Stand, bevor Sie mit einer höheren Zahl kalkulieren. Ausgezahlt wird quartalsweise. Die halbierte Pauschale über 30 Monate betrifft nur Einrichtungen, die zwischen dem 1. Januar 2021 und dem 30. Juni 2023 erstmals angebunden wurden und dafür bereits eine Erstattung der Erstausstattungskosten erhalten haben.
Die Pauschale fließt nicht automatisch. Sie müssen im Antragsportal des GKV-Spitzenverbandes vor der ersten Zahlung per Eigenerklärung nachweisen, dass die Ausstattung funktionsfähig ist. Erfahrungsgemäß ist genau das der Zettel, der liegen bleibt, weil die Technik ja schon läuft. Und er hat ein Verfallsdatum: Ansprüche, die mehr als ein Jahr zurückliegen, können nach der Finanzierungsvereinbarung nicht mehr geltend gemacht werden. Wer 2025 angebunden hat und nie erklärt hat, sollte das nicht auf die lange Bank schieben.
Die Preise der Anbieter unterscheiden sich erheblich, deshalb stehen hier keine Fantasiezahlen. Die betriebswirtschaftlich relevante Frage ist ohnehin eine andere: Liegen Ihre laufenden TI-Kosten dauerhaft über der Pauschale, zahlen Sie drauf. Holen Sie mindestens zwei Angebote ein und lassen Sie sich die monatlichen Kosten getrennt von den einmaligen ausweisen. Ein Angebot, das die Einrichtung verschenkt und über die Laufzeit deutlich über der Pauschale liegt, ist das teurere.
Der typische Stolperstein: die Zuständigkeit im eigenen Haus
Technisch ist die Anbindung überschaubar. Was Projekte kippen lässt, ist die Frage, wer sie eigentlich betreibt.
In vielen Diensten liegt die TI bei derselben Person, die auch Dienstplan, Abrechnung und QM macht. Das funktioniert, bis diese Person Urlaub hat und die SMC-B-PIN nach drei Fehlversuchen gesperrt ist. Legen Sie deshalb vor dem Anschluss fest: Wer hat die PIN-Briefe, wo liegen sie, wer ist zweite Person mit Zugriff, und wer ruft beim Anbieter an, wenn morgens um sieben nichts geht. Eine halbe Seite Papier, die im Ernstfall einen Abrechnungslauf rettet.
Der zweite unterschätzte Punkt sind die mobilen Geräte. Sobald über die TI Klientendaten fließen und Ihre Pflegekräfte draußen auf Tablets dokumentieren, hängen daran technisch-organisatorische Pflichten, die mit dem Anschluss nichts zu tun haben, aber mit ihm sichtbar werden. Wie Sie Geräte, Auftragsverarbeitung und Zugriffsrechte sauber aufstellen, steht im Beitrag zum Datenschutz im ambulanten Pflegedienst.
Vor dem ersten Anbietergespräch klären
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Wenn Sie noch nicht angebunden sind
Die Frist ist abgelaufen, das lässt sich nicht rückwirkend heilen. Sinnvoll ist trotzdem nur eine Reaktion: den Antrag jetzt stellen und den Vorgang dokumentieren. Ein Dienst, der im Herbst 2026 nachweisen kann, dass die SMC-B beantragt und der Anschluss terminiert ist, steht anders da als einer, bei dem der Ordner noch heißt, wie er 2023 hieß.
Rechnen Sie dabei rückwärts. Zwischen eHBA-Antrag, SMC-B-Vorgangsnummer, Kartenbestellung beim Vertrauensdiensteanbieter und eingerichtetem KIM-Postfach liegen mehrere aufeinander aufbauende Schritte bei verschiedenen Stellen — amtliche Bearbeitungszeiten dafür gibt es nicht. Wer erst anfängt, wenn die dritte Praxis angerufen hat, hat keinen Puffer mehr, falls die Kartenproduktion hakt.
Wer den Anschluss ohnehin angeht, sollte gleich mitdenken, wie Dokumentation, Abrechnung und Angehörigenkommunikation zusammenspielen. Der Anschluss ist Infrastruktur, kein Ergebnis. Er ist erledigt, wenn er im Tagesgeschäft nicht mehr auffällt.
Häufige Fragen
Bis wann mussten Pflegedienste an die TI angeschlossen sein?
Gilt die TI-Pflicht auch für sehr kleine Pflegedienste?
Was passiert, wenn wir die Frist versäumt haben?
Müssen wir nach dem Anschluss elektronisch abrechnen?
Brauchen wir für jede Pflegekraft einen elektronischen Heilberufsausweis?
Bekommen wir die TI-Pauschale rückwirkend?
Warum kommt trotz Anschluss keine elektronische Verordnung an?
Der nächste Schritt
Wenn Sie diesen Text zu Ende gelesen haben und noch nicht angebunden sind, ist die sinnvollste Handlung heute nicht der Anbietervergleich, sondern der SMC-B-Antrag. Alles andere lässt sich parallel klären. Die Karte nicht.
Schlagwörter: Telematikinfrastruktur · TI-Anbindung Pflegedienst · SMC-B · KIM · elektronische Patientenakte · eVerordnung · TI-Pauschale · Pflegesoftware
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