Der Wunsch, die Pflegesoftware zu wechseln, entsteht selten an einem einzelnen Tag. Er wächst über Monate: Der Support antwortet nach vier Tagen. Die Abrechnung braucht drei Anläufe. Die App draußen funktioniert nur, wenn das Netz gut ist. Und irgendwann sagt jemand im Team den Satz, der die Entscheidung auslöst: "Dann machen wir das eben wieder per Hand."
Was den Wechsel dann trotzdem verhindert, ist fast nie das Angebot des neuen Anbieters. Es ist die Angst vor der Migration. Konkret: die Vorstellung, dass mitten im Monat die Klientendaten unvollständig, die Verordnungen unauffindbar und die Abrechnung blockiert sind.
Diese Angst ist berechtigt, aber sie ist planbar. Ein Softwarewechsel im ambulanten Dienst ist ein Projekt mit klarer Reihenfolge, und der wichtigste Teil davon passiert, bevor irgendein Datensatz bewegt wird.
Zuerst: Wechseln Sie aus dem richtigen Grund?
Bevor Sie ein Migrationsprojekt starten, lohnt eine ehrliche Sortierung der Beschwerden. Manche Probleme wandern mit.
Ein Wechsel löst in der Regel: veraltete Technik, fehlende TI- und KIM-Fähigkeit, schlechte mobile Erfassung, unbrauchbaren Support, ein Preismodell, das nicht mehr passt.
Ein Wechsel löst in der Regel nicht: unklare Zuständigkeiten, uneinheitliche Dokumentationsgewohnheiten, fehlende Stammdatenpflege, Prozesse, die nur eine Person kennt. Wer diese Punkte mitnimmt, hat nach der Migration dieselben Probleme in einer anderen Oberfläche, zusätzlich zum Projektaufwand.
Ein Sonderfall verdient Aufmerksamkeit: Wenn Ihr aktueller Anbieter bei der Anbindung an die Telematikinfrastruktur nicht liefert, ist das kein Komfortthema. Spätestens mit der vollelektronischen Abrechnung hängt Ihr Zahlungseingang daran: Nach der Technischen Anlage 5 zur Vereinbarung nach § 105 SGB XI beginnt die Erprobung mit Echtdaten am 1. Februar 2027, der Übergangszeitraum läuft bis zum 30. September 2027, und ab dem 1. Oktober 2027 wird ausschließlich vollelektronisch innerhalb der Telematikinfrastruktur abgerechnet. Das ist ein harter Wechselgrund mit Datum.
Welche Daten wirklich mit müssen
Der teuerste Migrationsfehler ist der Versuch, alles mitzunehmen. Die vollständige Dokumentationshistorie in ein neues System zu überführen, ist aufwendig, fehleranfällig und meistens unnötig. Trennen Sie stattdessen in drei Kategorien.
Der Punkt "archivieren" wird regelmäßig unterschätzt. Sie brauchen für Aufbewahrungsfristen und mögliche Prüfungen einen Zugriff auf alte Daten, aber Sie brauchen ihn nicht im täglich genutzten System. Zwei Wege sind üblich: ein Lesezugriff auf das Altsystem oder ein vollständiger Export in ein Format, das ohne den alten Anbieter maschinell auswertbar bleibt. Wenn Sie den Lesezugriff wählen, muss er die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abdecken, nicht nur die Projektlaufzeit. Beides muss vertraglich geregelt und getestet sein, bevor Sie die letzte Rechnung des alten Anbieters bezahlen.
Die Vertragsfrage, die man zu spät stellt
Am meisten Verhandlungsmacht haben Sie in dem Moment, in dem Sie noch nicht unterschrieben haben. Genau dann interessiert sich niemand für den Ausstieg.
Klären Sie deshalb beim neuen Anbieter schriftlich, was am Ende passiert: In welchem Format bekommen Sie Ihre Daten zurück? Innerhalb welcher Frist? Was kostet ein Vollexport? Werden auch Dokumente und Anhänge herausgegeben oder nur Datenbankfelder? Ein Anbieter, der diese Fragen souverän beantwortet, ist meist auch im laufenden Betrieb der bessere Partner.
Rechtlich hängt das an Ihrem Auftragsverarbeitungsvertrag: Der Auftragsverarbeiter hat die Daten nach Abschluss der Verarbeitung nach Ihrer Wahl zurückzugeben oder zu löschen. Was "zurückgeben" praktisch bedeutet, steht dort aber selten. Deshalb gehört das Exportformat in die Leistungsbeschreibung, nicht nur in die Datenschutzanlage. Die weiteren Punkte, die in diesen Vertrag gehören, stehen im Beitrag zum Datenschutz im ambulanten Pflegedienst.
Vor der Unterschrift beim neuen Anbieter klären
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Der Stichtag und die Reihenfolge
Der beliebteste Stichtag ist der 1. Januar. Er ist meistens der schlechteste: Jahreswechsel bedeutet gleichzeitig neue Vergütungswerte, Urlaubszeit, Krankheitswelle und Jahresabschluss.
Besser ist ein Monatsanfang, an dem der Abrechnungslauf des Vormonats abgeschlossen und geprüft ist. So bleibt die letzte Abrechnung vollständig im alten System, und das neue startet mit einem sauberen Zeitraum. Vermeiden Sie außerdem Monate mit Ferienspitzen und die Wochen um eine angekündigte Qualitätsprüfung.
Die wichtigste Regel dieses Fahrplans steht in Schritt fünf: Kündigen Sie das Altsystem nicht, bevor Sie im neuen System einmal vollständig abgerechnet haben. Der Abrechnungslauf ist der einzige Test, der wirklich alles berührt: Stammdaten, Leistungen, Verordnungen, Kostenträgerzuordnung, Datenübermittlung.
Wo es in der Praxis hakt
Datenqualität. In fast jedem Dienst gibt es Klientenakten, die zweimal existieren, Kostenträger, die seit einem Kassenwechsel falsch hinterlegt sind, und Leistungsvereinbarungen, die nie angepasst wurden. Im alten System merkt das niemand, weil man die Fehler umgeht. Bei der Migration werden sie sichtbar. Nehmen Sie sich die drei Wochen für die Bereinigung; sie sind die beste Investition des Projekts.
Verordnungen. Der Bereich mit dem größten Schadenspotenzial. Läuft eine Verordnung für Behandlungspflege nach der Migration ins Leere, gefährdet das die Vergütung erbrachter Leistungen. Führen Sie deshalb eine separate Liste aller aktiven Verordnungen mit Laufzeitende und prüfen Sie sie nach dem Stichtag manuell gegen das neue System.
Die Menschen in der Tour. Eine neue Oberfläche kostet in den ersten Wochen Zeit, und diese Zeit fehlt im Dienstplan. Planen Sie in der ersten Woche bewusst weniger Einsätze pro Tour oder eine zusätzliche Kraft. Ein Wechsel, der auf dem Rücken der Pflegekräfte stattfindet, produziert genau die Belastung, die Sie sonst mühsam abbauen; wie teuer das werden kann, steht im Beitrag zur Personalbindung im ambulanten Dienst.
Angehörige. Wenn sich Ansprechwege oder Zugänge ändern, informieren Sie die Familien vorher in einem Satz. Nichts irritiert mehr als ein System, das plötzlich anders aussieht, ohne dass jemand etwas gesagt hat. Was dabei vertraglich vereinbart ist, steht im Pflegevertrag und sollte zur Ankündigung passen.
Was das Finanzamt vom Altsystem erwartet
Bis hierher ging es um Komfort. Beim Archivieren endet die Wahlfreiheit allerdings dort, wo steuerrelevante Daten beginnen.
Die GoBD regeln den Systemwechsel ausdrücklich. Nach Randziffer 142 dürfen Sie das Altsystem nur abschalten, wenn alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten quantitativ und qualitativ gleichwertig übernommen wurden — einschließlich Stammdaten, Bewegungsdaten, Metadaten und der Verknüpfungen zwischen ihnen. Bei einer Datenumwandlung darf ausschließlich das Format geändert werden, nicht der Inhalt, und die Änderungen sind zu dokumentieren. Gelingt das nicht, ist nach Randziffer 143 die ursprüngliche Hard- und Software für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten.
Besonders unbequem ist Randziffer 144: Eine Aufbewahrung in Form von Datenextrakten, Reports oder Druckdateien ist unzulässig, soweit nicht alle aufbewahrungspflichtigen Daten übernommen werden. Der beliebte PDF-Export des Abrechnungsarchivs erfüllt die Anforderung also gerade nicht.
Die Fristen, die ein Lesezugriff abdecken muss, sind länger als jedes Migrationsprojekt: acht Jahre für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB, seit dem 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt; zehn Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse; sechs Jahre für die übrigen Unterlagen. Eine Erleichterung gibt es: Nach § 147 Abs. 6 Satz 6 AO genügt es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, die Daten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten — sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat.
Für die Pflegedokumentation selbst gibt es diese Klarheit nicht. § 630f Abs. 3 BGB nennt zehn Jahre für die Behandlungsakte, ist aber auf die medizinische Behandlung zugeschnitten. Für die Behandlungspflege nach § 37 SGB V liegt die Anwendung nahe, für reine Grundpflege ist sie rechtlich umstritten und höchstrichterlich nicht geklärt. Praktisch maßgeblich sind daher die Fristen im Landesrahmenvertrag nach § 75 SGB XI Ihres Bundeslandes — dort stehen häufig drei Jahre für die Dokumentation und fünf Jahre für abrechnungsrelevante Unterlagen. Schlagen Sie das nach, statt eine Zahl anzunehmen.
Der Hebel, den viele Anbieter noch nicht erwarten
Seit dem 12. September 2025 gilt der EU Data Act, die Verordnung (EU) 2023/2854. Sein Kapitel VI verändert die Verhandlungslage beim Anbieterwechsel grundlegend — allerdings nur für Cloud- und SaaS-Software. Klassisch lokal installierte Systeme fallen nicht darunter.
Wo er gilt, schuldet der Anbieter Ihnen gesetzlich, nicht vertraglich:
Das ist genau die Zusage, die bisher mühsam verhandelt werden musste. Fragen Sie den Anbieter vor der Unterschrift schriftlich nach der Liste der exportierbaren Datenkategorien — nach Art. 26 muss er auch Einschränkungen und technische Beschränkungen offenlegen. Eine Grenze bleibt: Funktionsäquivalenz, also eine gleichwertig funktionierende Umgebung beim neuen Anbieter, schulden nur Infrastrukturdienste. Ihre Daten bekommen Sie, Ihre Prozesse müssen Sie neu aufbauen.
Datenschutz im Migrationsprojekt selbst
Pflegedaten sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO, und die Migration ist eine Verarbeitung wie jede andere. Drei Punkte entscheiden.
Echtdaten gehören nicht in die Anbieterauswahl. Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz hält den Einsatz ungeschützter Echtdaten bei Software-Tests für unzulässig. Wer mehrere Systeme mit dem eigenen Datenbestand ausprobiert, um sich zu entscheiden, verarbeitet ohne tragfähige Grundlage. Für Demos und Vergleiche nehmen Sie synthetische oder anonymisierte Datensätze.
Der Migrationsprobelauf ist etwas anderes. Läuft die Zielumgebung mit demselben Schutzniveau wie der spätere Produktivbetrieb, kann die Verarbeitung echter Daten zulässig sein — das ist dann bereits der Übergang von der Entwicklung in den Betrieb. Voraussetzung sind ein geschlossener Auftragsverarbeitungsvertrag, verschlüsselter Transport nach Art. 32 DSGVO und besondere Vorsicht bei Fehlerprotokollen, die schnell echte Klientendaten enthalten und beim Dienstleister landen.
Löschung ist Ihre Entscheidung, nicht seine. Nach Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO hat der Auftragsverarbeiter die Daten nach Ende der Leistung nach Wahl des Verantwortlichen zu löschen oder zurückzugeben. Die Wahl liegt bei Ihnen, begrenzt durch Ihre eigenen Aufbewahrungspflichten. Ein förmliches Löschzertifikat schreibt das Gesetz nicht vor; der Nachweisanspruch folgt aus Art. 28 Abs. 3 lit. h in Verbindung mit der Rechenschaftspflicht. Vereinbaren Sie die Löschbestätigung trotzdem schriftlich, sonst haben Sie am Ende nichts in der Hand.
Läuft die neue Lösung in der Cloud, kommt ein Auswahlkriterium mit Gesetzesrang hinzu: § 393 SGB V verlangt für den Cloud-Einsatz im Gesundheitswesen ein aktuelles C5-Testat, seit dem 1. Juli 2025 in der Ausprägung C5-Typ 2, die Verarbeitung im Inland oder in einem zulässigen Staat und eine Niederlassung der datenverarbeitenden Stelle im Inland. Die Norm adressiert Leistungserbringer des Vierten Kapitels des SGB V — für die Behandlungspflege einschlägig, für rein pflegerische SGB-XI-Verarbeitung nicht ausdrücklich geregelt. Als Auswahlkriterium taugt das Testat trotzdem, und die Bitte um seine Vorlage trennt Anbieter schnell.
Häufige Fragen
Wie lange dauert ein Softwarewechsel realistisch?
Muss der alte Anbieter uns unsere Daten herausgeben?
Können wir die komplette Dokumentationshistorie übernehmen?
Was passiert mit laufenden Verordnungen?
Sollen wir parallel zwei Systeme führen?
Wie überzeugen wir das Team?
Der nächste Schritt
Beginnen Sie nicht mit Anbietergesprächen, sondern mit einer Liste: Wie viele aktive Klientenakten haben Sie, wie viele davon sind unvollständig, und wie viele aktive Verordnungen laufen gerade? Wer diese drei Zahlen kennt, führt ein anderes Gespräch mit Anbietern — und bekommt belastbarere Angebote. Welche Kriterien bei dieser Entscheidung wirklich den Ausschlag geben, steht im Beitrag zur Auswahl einer Pflegesoftware.
Und prüfen Sie parallel, welche Funktionen Sie künftig wirklich brauchen. Vieles, was heute über Telefon, Zettel und getrennte Systeme läuft, gehört inzwischen zusammen: Dokumentation, Aufgaben, Angehörigenkommunikation und digitale Anwendungen in der Pflege. Wie wir das bündeln, steht auf der Seite zur vocare-Plattform.
Wer beim Wechsel gleich auf ein System mit KI-Funktionen umsteigt, sollte die Freigabe- und Kennzeichnungsfragen vorher klären — zusammengefasst im Beitrag zu KI in der Pflegedokumentation.
Themen: Pflegesoftware wechseln · Datenmigration · GoBD · EU Data Act · Auftragsverarbeitung · Telematikinfrastruktur · Pflegesoftware
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