Ambulanten Pflegedienst gründen: Zulassung, Versorgungsvertrag und die richtige Reihenfolge

Die meisten Gründungen im ambulanten Bereich scheitern nicht an der Idee. Sie scheitern an der Reihenfolge.

Ein typischer Verlauf: Jemand mit fünfzehn Jahren Pflegeerfahrung meldet ein Gewerbe an, mietet zwei Büroräume, kauft ein Auto und beginnt dann, sich um den Versorgungsvertrag zu kümmern. In diesem Moment läuft die Miete bereits, das Auto ist geleast, und die Verhandlung mit den Landesverbänden der Pflegekassen steht noch aus. Was danach kommt, ist kein Behördenproblem. Es ist ein Liquiditätsproblem.

Die Zulassung als ambulanter Pflegedienst ist rechtlich klar geregelt und im Kern kein Ermessensakt. Schwierig ist nicht, ob Sie zugelassen werden, sondern in welcher Reihenfolge Sie die Voraussetzungen schaffen, ohne über Monate Kosten ohne Erlöse zu tragen.

Der Versorgungsvertrag ist die Zulassung

§ 72 Absatz 1 SGB XI formuliert es sehr direkt: Die Pflegekassen dürfen ambulante und stationäre Pflege nur durch Pflegeeinrichtungen gewähren, mit denen ein Versorgungsvertrag besteht. Alles andere folgt daraus. Ein Pflegedienst ohne Versorgungsvertrag darf existieren, er darf privat abrechnen, aber er ist für die Pflegeversicherung kein Leistungserbringer.

Im Vertrag werden Art, Inhalt und Umfang der allgemeinen Pflegeleistungen festgelegt, die Sie erbringen. Das ist Ihr Versorgungsauftrag. Geschlossen wird er zwischen Ihnen als Träger und den Landesverbänden der Pflegekassen im Einvernehmen mit den überörtlichen Trägern der Sozialhilfe im Land. Wichtig für die Planung: Der Vertrag ist anschließend für alle Pflegekassen im Inland unmittelbar verbindlich. Sie verhandeln also nicht mit jeder Kasse einzeln.

Ein Detail, das in Gründungsratgebern regelmäßig fehlt: Bei ambulanten Pflegediensten ist im Versorgungsvertrag der Einzugsbereich festzulegen, in dem die Leistungen ressourcenschonend und effizient zu erbringen sind. Wer sich vorher nicht überlegt hat, welche Stadtteile oder Gemeinden er realistisch bedienen kann, verhandelt hier ins Blaue — und bindet sich an ein Gebiet, das später die Tourenplanung bestimmt.

Dass ein Anspruch besteht, ist die gute Nachricht. Die praktische Konsequenz ist unbequem: Wenn es hakt, liegt es an Ihrem Nachweis, nicht am Wohlwollen der Kasse. Unvollständige Unterlagen, eine noch nicht bestellte Leitung oder ein Qualitätsmanagement, das nur aus einem gekauften Ordner besteht, verzögern das Verfahren.

Die verantwortliche Pflegefachperson ist der eigentliche Engpass

§ 71 Absatz 1 SGB XI definiert den ambulanten Pflegedienst als selbständig wirtschaftende Einrichtung, die unter ständiger Verantwortung einer ausgebildeten Pflegefachperson Pflegebedürftige in ihrer Wohnung versorgt. Ohne diese Person gibt es keinen Dienst im Sinne des Gesetzes, und ohne sie gibt es folglich auch keinen Versorgungsvertrag.

Nebenbei: Wer ältere Ratgeber liest, findet dort durchgehend den Begriff "verantwortliche Pflegefachkraft". Der Gesetzestext spricht inzwischen von der verantwortlichen Pflegefachperson. Gemeint ist dieselbe Funktion, aber die Formulierung ist ein brauchbarer Aktualitätstest für jede Quelle, die Sie zur Gründung heranziehen.

Die Anforderungen nach § 71 Absatz 3 SGB XI:

• ein Abschluss als Pflegefachfrau, Pflegefachmann oder Pflegefachperson, in der Gesundheits- und Krankenpflege, in der Gesundheits- und Kinderkrankenpflege oder in der Altenpflege,
• zwei Jahre praktische Berufserfahrung im erlernten Ausbildungsberuf innerhalb der letzten acht Jahre,
• eine erfolgreich durchgeführte Weiterbildungsmaßnahme für leitende Funktionen mit einer Mindeststundenzahl, die 460 Stunden nicht unterschreiten soll.

Die Rahmenfrist ist präziser, als viele denken: Die acht Jahre beginnen acht Jahre vor dem Tag, zu dem die verantwortliche Pflegefachperson bestellt werden soll. Wer also nach längerer Elternzeit, einem Wechsel in die Lehre oder in die Verwaltung gründen will, muss diese zwei Jahre innerhalb des Fensters nachweisen können — nicht irgendwann in der Berufsbiografie.

Was das für Ihre Planung bedeutet: Wenn Sie die Voraussetzungen selbst nicht erfüllen, brauchen Sie eine andere Person. Diese Person müssen Sie einstellen, bevor Sie zugelassen sind, also bevor Sie Umsatz machen. Genau hier entsteht das Loch.

Tariftreue: die Hürde, die 2022 dazugekommen ist

Seit dem 1. September 2022 dürfen Versorgungsverträge nur noch mit Einrichtungen abgeschlossen werden, die entweder tarifgebunden sind und entsprechend zahlen (§ 72 Absatz 3a SGB XI) oder, wenn sie es nicht sind, eine Entlohnung zahlen, die bestimmte Referenzniveaus nicht unterschreitet (§ 72 Absatz 3b SGB XI).

Für Neugründungen ohne Tarifbindung ist damit der vierte Weg des Absatzes 3b maßgeblich: Die durchschnittlich gezahlte Entlohnung darf die veröffentlichten regional üblichen Entlohnungsniveaus nicht unterschreiten, ebenso wenig die regional üblichen Niveaus der pflegetypischen Zuschläge.

Was zur Entlohnung zählt, steht im Gesetz und ist weiter gefasst als der Grundlohn: Grundlohn, regelmäßige Jahressonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers, pflegetypische Zulagen, der Lohn für Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft sowie pflegetypische Zuschläge. Als pflegetypische Zuschläge nennt das Gesetz Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge, wobei der Nachtzuschlag mindestens den Zeitraum zwischen 23 und 6 Uhr abdecken muss. Diese Entlohnung ist in Geld zu zahlen, soweit mit ihr die Voraussetzungen erfüllt werden. Sachleistungen und Gutscheine helfen hier also nicht.

Praktisch heißt das: Ihre Personalkostenkalkulation ist keine freie unternehmerische Entscheidung mehr, sondern eine Zulassungsvoraussetzung. Wer knapp kalkuliert, um in der Vergütungsverhandlung günstig dazustehen, riskiert den Vertrag. Wie sich das auf die spätere Verhandlung auswirkt, ist ein eigenes Thema — mehr dazu im Beitrag zur Vergütungsverhandlung nach § 89 SGB XI.

Die Reihenfolge, die funktioniert

Die entscheidende Umkehrung gegenüber dem üblichen Vorgehen steht in Schritt drei: Anmeldungen und Anschaffungen kommen nach der Klärung der Leitung, nicht davor. Wer zuerst mietet und least, verwandelt jede Verzögerung im Zulassungsverfahren direkt in Verlust.

Was Gründerinnen und Gründer zu spät merken

Die Kommune redet mit. Vor Abschluss des Versorgungsvertrages sind die Empfehlungen der Ausschüsse nach § 8a SGB XI zu beachten, und, sofern vorhanden, auch die Empfehlungen und Zielsetzungen aus der kommunalen Pflegestrukturplanung. Das ist kein Vetorecht gegen Ihre Gründung, aber es lohnt, die Planung Ihres Landkreises zu kennen, bevor Sie ein Einzugsgebiet festlegen.

Beratungseinsätze gehören zum Auftrag. Mit dem Versorgungsvertrag sind Sie im Rahmen Ihres Versorgungsauftrags zur pflegerischen Versorgung verpflichtet — dazu gehört ausdrücklich die Durchführung von Beratungseinsätzen nach § 37 Absatz 3 SGB XI auf Anforderung der pflegebedürftigen Person. Das ist Pflicht, planbarer Aufwand und für viele Dienste zugleich der erste Kontakt zu künftigen Klient:innen.

Das zweite Standbein wird vergessen. Der Versorgungsvertrag nach SGB XI regelt die Pflegeversicherung. Behandlungspflege läuft über das SGB V und einen eigenen Vertrag mit den Krankenkassen. Wer nur den Weg über die Pflegekassen geht, verzichtet auf einen erheblichen Teil des möglichen Erlöses; die Grundlagen dazu stehen im Beitrag zur häuslichen Krankenpflege nach § 37 SGB V.

Die Verträge mit Klient:innen sind nicht identisch mit dem Versorgungsvertrag. Was Sie mit den Pflegekassen schließen, regelt Ihre Zulassung. Was Sie mit jeder pflegebedürftigen Person schließen, ist der Pflegevertrag bei häuslicher Pflege — mit eigenen Anforderungen an Leistungsbeschreibung und Kostentransparenz.

Der nächste Schritt

Bevor Sie ein Konzept schreiben, beantworten Sie drei Fragen schriftlich: Wer ist Ihre verantwortliche Pflegefachperson und ab welchem Datum verbindlich? Welches Einzugsgebiet können Sie mit den ersten drei bis vier Fahrzeugen tatsächlich bedienen? Und wie viele Monate Personalkosten ohne Erlöse trägt Ihre Finanzierung?

Wer diese drei Antworten hat, führt ein anderes Gespräch — mit der Bank, mit dem Landesverband und mit der Person, die Ihre Leitung werden soll. Wie sich daraus eine belastbare Kalkulation ergibt, steht im Beitrag zum Businessplan für den ambulanten Pflegedienst; die Anforderungen an die Leitung im Detail im Beitrag zur verantwortlichen Pflegefachperson nach § 71 SGB XI.

Wenn Sie selbst keinen pflegerischen Berufsabschluss haben, ändert das an dieser Reihenfolge nichts — wohl aber an der Konstruktion dahinter. Was dann gilt, steht im Beitrag dazu, ob man einen Pflegedienst ohne eigene Pflegeausbildung gründen darf.

Schlagwörter: Pflegedienst gründen · Versorgungsvertrag · § 72 SGB XI · § 71 SGB XI · Zulassung · Tariftreue · Qualitätsmanagement · ambulante Pflege

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